ביקורת הוצאת חשבוניות וגביה

חובר ע"י מוטי וולק - מבקר פנימי 054-4530549

1. נהלים בתהליך:

o האם קיים נוהל.
o מהו התהליך שמגדיר הנוהל.
o מהם תהליכי האישורים הנדרשים עפ"י הנוהל. 
o האם תהליך העבודה בפועל הינו על פי הנוהל.

2. המערכת לניהול הזמנות, הפקת חשבוניות ובקרה:
o בחינת המערכת הממוכנת, אופן הפעלתה, תחומי הטיפול שלה, כלי בקרה מובנים במערכת, אפשרויות הפקת דוחות ניהוליים וחריגים, שליטה על תהליכי אישור נדרשים, שביעות רצון המשתמשים, שימושים נוספים במערכת, קישוריות למערכות אחרות.
o טיפול בטבלאות ותשתית המערכת.
o מי הגורמים המעורבים בתהליך וחלוקת עבודה.
o הרשאות.

3. תהליך הקמת הזמנה במערכת:
o אופן הקמת הזמנה.
o חתימות מוקדמות נדרשות.
o בקרת הזמנות מוקמות- מי מבקר הזמנה שהוקמה- נכונות ההגדרות, התאמה לתנאי הזמנת הלקוח החתומה.
o בקרות לוגיות לנכונות ההקמה של ההזמנה – שלמות ותקפות הנתונים.
o הרשאות בתהליך.
o יציבות התנאים שהוזרמו. מה נדרש כדי לשנות, מי יכול לשנות.

4. היקף, הרכב, סוגי חשבוניות:
o היקף הוצאת חשבוניות שנתי.
o התפלגות לפי סוגי חשבוניות.
o כמות חשבוניות מבוטלות / מתוקנות וניתוח הסיבות.

5. תהליך הפקת חשבוניות:
o מה מחולל הפקת חשבוניות.
o איך מוודאים משלוח שאין מולו חשבונית ?
o סדרי אישור חשבוניות לפני שליחתן ללקוח.
o אופן משלוח החשבונית, לאיזו כתובת.
o איתור מקרים של אספקות שטרם הוצאו בגינן חשבוניות.

6. מקדמות :
o הזרמת תנאי מקדמות.
o חשבוניות מקדמה.
o שיטת קיזוז מקדמות.

7. הצמדות:
o הזרמת תנאי הצמדה.
o סלי הצמדה.
o הזנת טבלאות ומדדים שונים – בקרה בתהליך.

8. קנסות:
o הזרמת תנאי קנסות פיגורים.
o שימוש בתחשיבי קנסות בעזרת המערכת.

9. ממשקים להנהלת החשבונות:
o קישור לטבלת כרטיסי הנה"ח.
o יצירת פקודות יומן.

10. נתוני בנק לתקבולים:
o קישור לטבלת חשבונות בנק.

11.  נתוני שיטות הכרה בהכנסות:
o איך נקבעת שיטת ההכרה בהכנסות.
o מי קובע ומי מבקר.
o הטיפול ברישום פקודת המכירה בספרים.

12. יציבות המערכת:
o אפשרויות כשל.
o תלות מוגברת בגורם יחיד ?

13. גביה מלקוחות:
o בדיקת תהליך הגביה, האם קיים נוהל.
o בדיקת לקוח חדש: איך בודקים, קביעת תקרת אשראי, מי מוסמך לקבוע/לשנות את גובה תקרת האשראי.
o בקרת חובות פתוחים.ערך החוב וגילו.
o אופן הטיפול בחובות פתוחים.האם קיים תהליך מובנה להעברת הטיפול בחוב לעורך דין.
o הפקת דוחות גיול חובות והשימוש בהם.
o האם קיימת מדיניות לבחינת והגבלת תקרת אשראי מלקוחות המועדים לפיגורי תשלומים.
o מתן תמונת חובות לקוחות וניתוח מגמות.

14. סגירת הזמנות:
o אופן הטיפול.
o בקרת איזון חשבוניות מול הזמנת הלקוח וסיום גביה הצמדות וקיזוז מקדמות.

לסיכום על המבקר לראות נגד עניו את הסיכונים העיקריים בנושא המבוקר והאם יש כנגדם בקרות מונעות או מגלות.