כתיבת דוח ביקורת פנימית ומיקוד תשומת לב המשתמש

1. מבוא לכתיבת דוח ביקורת פנימית:

• מאמר זה עוסק בחשיבות הרבה שיש לסגנון כתיבת דוח ביקורת פנימית והגשתו להנהלה הבכירה של הארגון ולוועדת הביקורת שלה.
• המבקר הפנימי, שהקדיש את מיטב מקצועיותו וכישוריו בעריכת הביקורת, ניתח שתי וערב את המערכות המעורבות בנושא הביקורת ואף העלה בביקורתו ממצאים לא מבוטלים המצביעים על אי סדרים, חוסר יעילות וכשלים בהתנהלות הנושא המבוקר, יכול כעת לתרום תרומה משמעותית בהגשת המלצות הביקורת לשיפור הליקויים.
• אולם, לא אחת, המבקר מוצא עצמו מציג את דוח הביקורת למבוקרים, או לחברי ההנהלה הבכירה או לחברי ועדת הביקורת, כששפת הגוף שהם משדרים לא צפויה ומאכזבת – כמו: מבטים בוהים הנשקפים מעיניים טרוטות, פיהוקים מזדמנים והצצות חוזרות ונשנות במכשירי הסמארטפון בעת הצגת הדוח.
• אם נתקלתם, רבותי המבקרים, בתגובות מסוג זה ודומות, הסתברות גבוהה קיימת, כי הגשתם לעיונם דוח ביקורת לא מסוגנן וארוך משהו, שאינו מצליח למקד את תשומת לב הקורא או השומע. עד מהרה נוצר נתק בין מציג הדוח למאזין האמור לקלוט את התכנים העיקריים של דוח הביקורת ולהניע אותו לחולל שורה של פעילויות מתקנות בארגון.
• כל זאת יימנע מהמבקר ומשומעיו אם יקפיד על מספר כללים מומלצים הנוגעים לעריכה נכונה של דוח הביקורת, התנסחות מדוייקת והחלטית של תיאור הליקויים, השלכותיהם וניסוח המלצות מעשיות ממוקדות וברות יישום.
• מטרת המאמר הינה לספק מבזק המלצות לעריכת וסגנון כתיבת דוח הביקורת.
  
2. תן רקע קצרצר לנושא המבוקר:

• תחום את הנושא המבוקר בשניים-שלושה משפטים. תן אומדן כמותי להיקפו הכספי. צרכן דוח הביקורת נחשף לדוח הביקורת מתוך שלל טרדות אחרות וישמח אם תסמן עבורו את "גבולות הג'ונגל" והיקפם.

3. מה מטרת הביקורת:

• ספק לקורא, במשפט אחד, מהי המטרה המרכזית של הביקורת שנערכה בנושא - כמו - הבטחת התנהלות נכונה, יעילות תפעולית או פיננסית וכד'.
     
4. הגדר בכמה ראשי פרקים מהם נושאי המשנה שבדקת:

• ציין מהם נושאי המשנה אותם הקפת במהלך הביקורת. המשתמש יתחיל לקבל מיקוד ממעוף הציפור על מהות הנושא המבוקר.

5. מהם הנהלים הקיימים בארגון בנושא המבוקר:

• תאר, בקיצור נמרץ, את סט הנהלים הקיימים בארגון הנוגעים לנושא המבוקר. הסקירה חייבת להיות קצרצרה מאחר ומנהלים נוטים להיות אלרגים למקרא הוראות נוהליות משמימות...
• העדר או דלות נהלים, תמצא קרוב לודאי ביטוי בשלב המלצות הדוח.

6. פרק לכל נושא משנה שנסקר במהלך הביקורת:

• תאר בקיצור נמרץ כל נושא משנה שנבדק בביקורת. כל פרק יכלול תתי פרקים כדלהלן: 
 תיאור התהליך הקיים בארגון, האם מבוצע ידנית או בתמיכת מערכת ממוכנת, היקפו (אם ניתן לכימות).
 תהליך הביקורת, מה נבדק ובאיזה אופן.
 ממצאים. זכור לספק דוגמא אחת בולטת – היא ממחישה טוב יותר מתיאור מילולי, טבלה או תרשים - טובים מאלף מילים. טבלאות מפורטות – מקומם בנספחים לדוח.
 המלצות- רצוי שתהיינה ממוקדות. אל תשווק "ציונות לשמה".
 תגובת הארגון - אסוף מהמבוקר את תכנית הפעולה המתקנת שהוא מתכוון ליישם ע"מ לבטל את הליקוי שנמצא. רצוי שהתגובה תינתן ע"י גורם בכיר בארגון, כדי שתהא עם גיבוי ההנהלה.
 גורם אחראי - ציין מיהו הגורם בארגון שהופקד על יישום הפעילות המתקנת.
 לו"ז - ציין את טווח הזמן שבו יישם האחראי את הפעילות המתקנת. לו"ז צריך לשקף טווח זמן סביר ליישום התיקון, ובודאי לא רחוק מדי.

7. לא מצאת ליקויים בתהליך שבדקת?
 
• גם אם לא נמצאו ליקויים בתהליך שנבדק, תאר את התהליך ותוצאות הביקורת. כך תציג תמונה מלאה על מהלך הביקורת ותשיג תמונה אובייקטיבית.

8. כותרת דוח הביקורת:

• טרם הגשת דוח הביקורת בחן האם כותרת דוח הביקורת מתאימה לתוכן הבדיקה שבוצעה.
 
9. תמצית מנהלים ?

• מבקרים רבים נוהגים להגיש למשתמש תמצית מנהלים, שאחריה מופיע הדוח המפורט. יתרון שיטה זו הוא בכך שמנהלים כנראה יקראו את התמצית. אולם, ספק אם יעיינו בדוח המפורט המצורף לו. אפשרות אחרת היא להגיש דוח ביקורת מתומצת, שלא יכיל את כל פרטי הפרטים, כי הרי, אין בכוונתך "ללמד" כעת את ההנהלה הבכירה את התהליך המפורט כולו.

10. מספור סעיפים ותתי סעיפים ותיחום ב"בולט"ים:

• העדפה אישית של הכותב היא לתת מספור לכל ראש פרק ומספור משמי מדורג לכל תת פרק. יש לשמור לאורך הדוח על סדר לוגי וויזואלי של המספר ואפילו להעניק לכותרות וכותרות המשנה צבע ספציפי ופונט אחידים.
• את התיאורים בתוך כל סעיף רצוי לתחום בספרור מדורג או, קל יותר, לתת "בולט" לכל פסקה. לא רצוי, לדעת הכותב, לכתוב את הדוח בצורת פרוזה.

חיים שפינדל, רו"ח.
הכותב משמש כמבקר פנימי בחטיבה של חברה ביטחונית ציבורית.

לרישום למאגר המבקרים הממוחשב , לחץ כאן

למידע נוסף בנושא ביקורת פנימית תפעולית לחץ כאן
קרא עוד מידע מקצועי בנושא ביקורת מלאי 
למאמר בנושא ביקורת רכש 

לא מצאת את המידע המבוקש ? חפש במאגר המאמרים במלא