ביקורת פנימית תפעולית

חובר ע"י מוטי וולק - מבקר פנימי 054-4530549

1. רקע
"אנו נמצאים בעידן כלכלי חדש, עידן שלא ניתן לחיות בו עם רמות מקובלות של פיגורים, חומרים פסולים ותהליכים פגומים" – ד"ר דמינג מתוך "המפתח להצטיינות".

ג'נרל  וויליאמס. ס. וסטמורלנד (רמטכ"ל צבא ארה"ב עד שנת 1972) כותב במאמרו "לשיפור השורה התחתונה" כי עסקים רבים התרחבו והפכו למתוחכמים מבלי להשאיר זמן או תשומת לב מספקת להתאמת הביקורת לשינויים שחלו.

חוסר הסימטריה הזה בעת ההתפתחות והגידול הינו שורשם של כישלונות עסקיים רבים.
על מנת לבצע את מטלותיו בצורה היעילה ביותר, המבקר הפנימי נדרש להתמקד לא רק בביקורת החשבונאית המסורתית אלא בכל פעילויות הארגון.

שינוי בתפיסת הביקורת הפנימית חייב שילוב של עובדים בעלי רקע ומיומנות שונים כגון: כלכלנים, מהנדסים ומבקרי מערכות מידע.
הצורך במידע תפעולי, על כל תחומי ומגוון הפעילויות בארגון, גרם לשינוי במבנה הביקורת הפנימית ולהתפתחות הביקורת התפעולית.
הביקורת התפעולית החלה להיקלט בארץ בראשית שנות ה 80 ובעבודתי ביחידת הביקורת בחברת תדיראן, היינו בין הראשונים לאמץ גישה זו.

1.2 מה לבקר
כל תחום/פעילות הינם נושאים אפשריים.
בביצוע תוכנית ביקורת שנתית/רב שנתית יש להתחשב בעלות תועלת ולקדם נושאים שהינם:
• בעלי סיכון גדול ל: חוק, הון, כ"א, שוק.
• בעלי השפעה מכריעה על רווח, עלות, השפעה על ה"שורה התחתונה".
• בעיות "מסורתיות".
• תחומים בעלי "אפקט דומינו".

1.3 תחומים לביצוע ביקורת פנימית תפעולית.
• לוגיסטיקה : החלטות הצטיידות, תהליך ההצטיידות, רכש, מלאי, ניהול מחסנים.
• ייצור : יעילות, איתור צוואר בקבוק, תפ"י, בטיחות, עמידה במועדים, בדיקת זמני תקן.
• שיווק ומכירות :עמידה בתקציבים, בדיקת כדאיות מבצעים, עבודת סוכני מכירות.
• איכות: ניתוח וכימות עלויות איכות, רמת הדיווח, מערך אבטחת איכות ותפקודו.
• פיתוח: עמידה בתקציבים, עמידה במועדים, תהליך המעבר מפיתוח לייצור.
• השקעות: בדיקת כדאיות השקעה ברכישת ציוד יקר, רכישת חברות.
•  פעילות מטה : משאבי אנוש.
• ביקורת ענ"א.
• אירועים ומבדקים המצריכים בדיקה של גוף אובייקטיבי.

2. שלבים בביצוע ביקורת תפעולית
• הכרות עם היחידה או הפעילות המבוקרים.
• תכנון הביקורת.
• ביצוע עבודת שטח.
• ניתוח תהליכים.
• גיבוש ממצאים.
• הגשת דו"ח ביקורת
• ביצוע ביקורת מעקב

2.1.1 הכרות עם הגוף המבוקר
• הכרת הפעילות (מבנה ארגוני) והיעדים של הגוף המבוקר.
• היסטוריה קצרה של היחידה המבוקרת.
• הפעילויות החשובות ביותר.
• תכניות הדרכה לעובדים (אם קיימות).
• שיעור תחלופת עובדים.
• צבר עבודות/הזמנות.
• תחומים בהם נדרשת מירב תשומת הלב.
• משאבים ואמצעים: חומרים, ציוד, כ"א שיווק וטכנולוגיה.

2.1.2 תכנון הביקורת
תכנון הביקורת כולל 4 פעילויות
• הגדרת יעדי הביקורת.
• הגדרת טווח והיקף הביקורת.
• ביצוע סקר מקדים.
• פיתוח תכנית ביקורת ותכנית עבודה.

2.1.3 ביצוע עבודת שטח .
ביצוע עבודת שטח כולל:
• בדיקת מסמכים ודוחות
• הפקת דוחות מחשב בחתכים שונים.
• תצפיות
• תשאול
• אימות נתונים ומידע
• ניתוח נתונים ומידע.

2.1.4 ניתוח תהליכי עבודה
בתחום ביצוע עבודת ביקורת פנימית תפעולית, ניתן לאמץ כלים מתחום הנדסת תעשיה וניהול שיעזרו למבקר לתאר את התהליך, לנתחו ולבקרו.
בהנדסת תעשיה וניהול פותחה שיטה לניתוח תהליכי עבודה. בעזרת השיטה לומדים את התהליך, מבינים אותו ומקבלים תמונה שלמה כולל מיקום הבקרות בתהליך.
העיקרון המנחה בניתוח תהליך הינו:
• קל יותר להבין, לנתח, לזהות ולבקר פעולה פשוטה מאשר פעולה מורכבת.
• קל יותר להציג למבוקרים ליקויים בפעולות פשוטות מאשר בפעולות מורכבות.
• שיפור וייעול הפעולות הבסיסיות יתרום (בדרך כלל) לשיפור התהליך כולו.

2.1.5 דוח הביקורת
תשומת לב מרובה מוקדשת לכתיבת דוח הביקורת. על מנת למקד את תשומת לב ההנהלה, דוח הביקורת צריך להיות ממוקד.
המבקר צריך להיות בטוח כי המסר הובן. ההצגה ושפת הדוח צריכים להיות פשוטים בליוויי  דוגמאות, גרפים ותרשימי זרימה במידת הנדרש.
יש לוודא כי הקורא מבין את הסיבות להמלצות והחשוב מכל: התועלת צריכה להיות מוצגת כך שכל אחד יראה בשינוי כצורך השעה.

דוח הביקורת צריך לכלול:
• כותרת
• תוכן עניינים עם מספורי עמודים.
• רקע/מבוא.
• מטרת הביקורת
• טווח וגבולות הביקורת.
• חוות דעת
• ממצאים
• המלצות
• נספחים.

2.1.6 ביקורת מעקב
• ביקורת המעקב צריכה להתבצע על מנת לוודא כי המלצות הביקורת יושמו. ואם לא, מהן הסיבות לאי היישום.
• מידת יישום ההמלצות הינה בדיקה כפולה: הן עבור המבקר והן עבור המבוקר.
• חשוב מאוד לציין בדוח הביקורת את מועד ביצוע ביקורת המעקב. עצם קביעת מועד לביקורת המעקב מהווה תמריץ לתיקון הליקויים

3. דרכי ההשפעה של הביקורת
הבקר הפנימי נדרש למגוון רחב של שיטות לביצוע הביקורת הפנימית לצורך השפעה על הגוף המבוקר.

3.1 השפעה ע"י שכנוע.
זאת הדרך הטובה ביותר. אם המבקר מצליח לשכנע את המבוקר כי ממצאי הביקורת אינם עולים בקנה אחד עם הנורמות או נהלי הארגון.
לעיתים ההשפעה תושג ע"י עצם הצגת העובדות כפי שהן.

3.2 השפעה ע"י הצלחה
אם הביקורת מצליחה לעלות על טעויות או שגיאות בהתחשבנות , תחשיב עלות או סטיות מתנאי הסכם/חוזה שעם תיקונם מושג חסכון או רווח. הצלחה זאת של המבקר בתחום אחד עשויה לגרום להשפעה גם בתחומים אחרים וממצאים אחרים.

3.3 השפעה ע"י פרסום
פרסום ממצאי ביקורת למועצת המנהלים, הנהלת החברה, גורמים למבוקר לשאוף לתקן את הממצאים הדורשים תיקון לפי המלצות המבקר.

לרישום למאגר המבקרים הממוחשב, לחצו כאן
למידע נוסף על ביקורת ניהול פרוייקטים לחץ כאן
למידע בנושא ביקורת שיווק ומכירות 
למאמר בנושא ביקורת נסיעות לחו"ל 

מעוניין במידע נוסף? לחץ כאן למאגר המאמרים המלא