ביקורת פינמית בנושא ניהול פרוייקטים

מאת :רן דיאמנט , מנהל פרוייקטים ומבקר פנים

פרויקט הוא רצף חד פעמי של פעילויות אשר אמורות להסתיים בתוך פרק זמן ותקציב מוגדרים מראש .
ככזה ,הפרוייקט נבדק ע"י שלושה פרמטרים בולטים : זמן , עלות  ,איכות .
השאיפה היא לסיים פרוייקט במינימום זמן מינימום עלויות ומקסימום איכות.

ניהול פרוייקט נוגע לכל מחזור החיים של הפרוייקט : תכנון ובקרה של נתוני איכות , זמן ועלות החל מתחילתו ועד לסופו . בניהול פרוייקטים יש לקבוע קריטריונים לפיהם תוגדר הצלחה ( כשלון ) ולארגן את הפרוייקט כך שיתגשמו התנאים הנדרשים להצלחתו .
בכל ארגון יש מגוון נרחב של מטרות ויעדים , בטווח אינסופי של קטגוריות ( נתח שוק , רווח , מחזור ).
על מנת להשיג מטרות אילו הארגונים נערכים בצורה כלשהי של מערכת ייצור .

ישנם שני סוגים של תהליכי ייצור :
1. תהליך חוזר : ייצור סדרתי  - זהו תהליך פשוט בו יודעים מהן התפוקות ומהן התשומות , כל הארגונים שואפים למצב זה .
2. תהליך חד פעמי : קיים שינוי מהתהליך שהארגון הכיר לכן מפתחים מוצר שפונה לשוק שהארגון מעוניין לחדור אליו ,תהליך זה הוא מורכב וסבוך לכן דורש ניהול ממוקד הכולל : תכנון ובקרה .
הפרוייקט הנו חד פעמי התהליכים שלו מספקים תוצאה סופית  - מוצר סופי אשר חייב להיות ניתן להגדרה בצורה ברורה .

מה מומלץ לבחון במסגרת ביקורת פנימית?

א.שלב הייזום

זהו השלב הראשוני שבו יש הכרה ראשונית בנחיצות הפרויקט. שלב זה חייב להיות מלווה במחויבות ההנהלה ובהקצאת משאבים. מומלץ לבחון:
 זיהוי והבנת צרכי הלקוח
 מטרות ויעדי הפרויקט
 הבנת הסביבה (המתחרים) של הפרויקט
 בחינת מס חלופות

ב.שלב התכנון

תכנון התכולה

זהו השלב שבא בד"כ לפני הצעת המחיר ללקוח. (יש לשלב זה הגדרה עצמאית?) מומלץ לבחון:
 מפרט דרישות הלקוח
 בנייה של מבנה תכולת העבודה הנדרשת לשם ביצוע הפרויקט
 בחינת הגדרות חבילות העבודה
 תרשים רשת בין המשימות השונות

תכנון לוחות הזמנים

זהו שלב שבו מגדירים את מועד תחילתו של הפרויקט וסיומו. מומלץ לבחון:
 תכנון לוח זמנים  - גנט
 תזמון  -  קביעת זמני התחלה וסיום של פעילויות שונות בחיי הפרויקט
 התחשבות באילוצים שונים כגון : התחייבויות שונות , קדימויות טכנולוגיות  , זמניות משאבים , זמני ביצוע מינימליים וכ"ו
 בחינת מסלולים קריטיים של הפרויקט
 בחינת מודל הרשת
 בחינת משאבים

ניהול תקציב

ניהול תקציב שוטף בחינה ובקרה תכנון לפי מקורות והוצאות לפי תכנון אפשרי.

ניהול סיכונים

יש לבחון מפה ( מטריצה ) של סיכונים אפשריים לי רמות והסתברויות שונות .

אחריות

חלוקת אחריות לכל משימה שניתנה במבנה תכולת העבודה ברמה שמית .
בחינה בהכרה של אחריות לכל משימה .

תוכנית התקשרות

יש לבחון תוכנית התקשרות בין כל בעלי האחריות למשימות שניתנו במנה תכולת העבודה עם מנהל הפרויקט .

ג. ביצוע

מעקב
גנט מעקב  מלווה מול גנט התכנון אשר מראה חריגות או הקדמות .
 
תקציב מול ביצוע
עמידה ביעדי התקציב  - חריגה מיעדי התקציב .

ד.בקרה

הביקורת מצפה לראות שלכל אורך חיי הפרויקט בכל שלביו קיימת בקרה ע"י גוף חיצוני או גוף פנימי אשר מצביע על התראות מהיעדים שנקבעו .

ה. הפקת לקחים

זהו השלב האחרון והמסכם של הפרויקט לאחר סיום ומסירה ללקוח ראוי לסכם את כל שלביו של הפרויקט כדלהלן. הצלחת הפרויקט הבא תלויה בסיום והפקה ראויה של הלקחים .

מהם המאפיינים שבמסגרת הבדיקה ראוי לבחון ?

1.מטרה . האם ניתן להגדיר את המוצר או התוצאה הסופית במדוייק?
2.אילוצים . האם ניתן להגדיר במונחי כסף זמן ואיכות ?
3.מיומנות . האם קיים שימוש בהרבה תחומים ?
4.ייחודיות . האם קיים מוצר זהה בשוק ?
5.אי וודאות . האם המוצר נחוץ ? האם ניתן להשיג את המטרה ?
6.זמניות. האם לוח הזמנים שניתן לפרוייקט מאפשר להשיג את המטרה ביעדיה ?
7. השגת מטרות הארגון. האם הפרוייקט הנו חלק ממטרות הארגון?
8.חשיבות . מה רמת החשיבות של הפרוייקט ? משנית עליונה ?
9.תקשורת . האם ניתן להתקשר עם גורמי חוץ? , בד"כ פרוייקטים לא יכולים להצליח ללא עזרה מבחוץ.
10 . מורכבות . מה רמת המורכבות של הפרוייקט ?

נושאים עיקריים לביקורת פרוייקט

1. תכנון .
מה נעשה ? האם נעשה ?
2. סיכונים .
האם נערכה מפת סיכונים לאורך חיי הפרוייקט ?
3. מעקב ובקרה .
תוך כדי התקדמות בעבודת הפרוייקט יש לבחון את איכות המוצר וניצול התקציב .
4. הדרכה .
האם הצוות שנרתם לביצוע הפרוייקט מעודכן לכל פרטיו ?
5. הנעה .
האם הצוות מחויב למנהל הפרוייקט ?

6. אחריות .
האם מנהל הפרוייקט אחראי לעמידה ביעדי התקציב לוחות הזמנים התכולה ואיכות הפרוייקט .
 
על עצמי :

רן דיאמנט
מבקר פנים תואר שני בביקורת פנימית מבר אילן.
  .PMI
מנהל פרוייקטים שתוכננו בישראל וייצורם במזרח הרחוק.
מספק שירותי ניהול פרוייקטים .
מספק שירותי ביקורת פנימית בארגונים ציבוריים .

לרישום במאגר המבקרים הממוחשב, לחצו כאן