ביקורת פינמית בנושא ניהול פרוייקטים
מאת :רן דיאמנט , מנהל פרוייקטים ומבקר פנים
פרויקט הוא רצף חד פעמי של פעילויות אשר אמורות להסתיים בתוך פרק זמן ותקציב מוגדרים מראש .
ככזה ,הפרוייקט נבדק ע"י שלושה פרמטרים בולטים : זמן , עלות ,איכות .
השאיפה היא לסיים פרוייקט במינימום זמן מינימום עלויות ומקסימום איכות.
ניהול פרוייקט נוגע לכל מחזור החיים של הפרוייקט : תכנון ובקרה של נתוני איכות , זמן ועלות החל מתחילתו ועד לסופו . בניהול פרוייקטים יש לקבוע קריטריונים לפיהם תוגדר הצלחה ( כשלון ) ולארגן את הפרוייקט כך שיתגשמו התנאים הנדרשים להצלחתו .
בכל ארגון יש מגוון נרחב של מטרות ויעדים , בטווח אינסופי של קטגוריות ( נתח שוק , רווח , מחזור ).
על מנת להשיג מטרות אילו הארגונים נערכים בצורה כלשהי של מערכת ייצור .
ישנם שני סוגים של תהליכי ייצור :
1. תהליך חוזר : ייצור סדרתי - זהו תהליך פשוט בו יודעים מהן התפוקות ומהן התשומות , כל הארגונים שואפים למצב זה .
2. תהליך חד פעמי : קיים שינוי מהתהליך שהארגון הכיר לכן מפתחים מוצר שפונה לשוק שהארגון מעוניין לחדור אליו ,תהליך זה הוא מורכב וסבוך לכן דורש ניהול ממוקד הכולל : תכנון ובקרה .
הפרוייקט הנו חד פעמי התהליכים שלו מספקים תוצאה סופית - מוצר סופי אשר חייב להיות ניתן להגדרה בצורה ברורה .
מה מומלץ לבחון במסגרת ביקורת פנימית?
א.שלב הייזום
זהו השלב הראשוני שבו יש הכרה ראשונית בנחיצות הפרויקט. שלב זה חייב להיות מלווה במחויבות ההנהלה ובהקצאת משאבים. מומלץ לבחון:
זיהוי והבנת צרכי הלקוח
מטרות ויעדי הפרויקט
הבנת הסביבה (המתחרים) של הפרויקט
בחינת מס חלופות
ב.שלב התכנון
תכנון התכולה
זהו השלב שבא בד"כ לפני הצעת המחיר ללקוח. (יש לשלב זה הגדרה עצמאית?) מומלץ לבחון:
מפרט דרישות הלקוח
בנייה של מבנה תכולת העבודה הנדרשת לשם ביצוע הפרויקט
בחינת הגדרות חבילות העבודה
תרשים רשת בין המשימות השונות
תכנון לוחות הזמנים
זהו שלב שבו מגדירים את מועד תחילתו של הפרויקט וסיומו. מומלץ לבחון:
תכנון לוח זמנים - גנט
תזמון - קביעת זמני התחלה וסיום של פעילויות שונות בחיי הפרויקט
התחשבות באילוצים שונים כגון : התחייבויות שונות , קדימויות טכנולוגיות , זמניות משאבים , זמני ביצוע מינימליים וכ"ו
בחינת מסלולים קריטיים של הפרויקט
בחינת מודל הרשת
בחינת משאבים
ניהול תקציב
ניהול תקציב שוטף בחינה ובקרה תכנון לפי מקורות והוצאות לפי תכנון אפשרי.
ניהול סיכונים
יש לבחון מפה ( מטריצה ) של סיכונים אפשריים לי רמות והסתברויות שונות .
אחריות
חלוקת אחריות לכל משימה שניתנה במבנה תכולת העבודה ברמה שמית .
בחינה בהכרה של אחריות לכל משימה .
תוכנית התקשרות
יש לבחון תוכנית התקשרות בין כל בעלי האחריות למשימות שניתנו במנה תכולת העבודה עם מנהל הפרויקט .
ג. ביצוע
מעקב
גנט מעקב מלווה מול גנט התכנון אשר מראה חריגות או הקדמות .
תקציב מול ביצוע
עמידה ביעדי התקציב - חריגה מיעדי התקציב .
ד.בקרה
הביקורת מצפה לראות שלכל אורך חיי הפרויקט בכל שלביו קיימת בקרה ע"י גוף חיצוני או גוף פנימי אשר מצביע על התראות מהיעדים שנקבעו .
ה. הפקת לקחים
זהו השלב האחרון והמסכם של הפרויקט לאחר סיום ומסירה ללקוח ראוי לסכם את כל שלביו של הפרויקט כדלהלן. הצלחת הפרויקט הבא תלויה בסיום והפקה ראויה של הלקחים .
מהם המאפיינים שבמסגרת הבדיקה ראוי לבחון ?
1.מטרה . האם ניתן להגדיר את המוצר או התוצאה הסופית במדוייק?
2.אילוצים . האם ניתן להגדיר במונחי כסף זמן ואיכות ?
3.מיומנות . האם קיים שימוש בהרבה תחומים ?
4.ייחודיות . האם קיים מוצר זהה בשוק ?
5.אי וודאות . האם המוצר נחוץ ? האם ניתן להשיג את המטרה ?
6.זמניות. האם לוח הזמנים שניתן לפרוייקט מאפשר להשיג את המטרה ביעדיה ?
7. השגת מטרות הארגון. האם הפרוייקט הנו חלק ממטרות הארגון?
8.חשיבות . מה רמת החשיבות של הפרוייקט ? משנית עליונה ?
9.תקשורת . האם ניתן להתקשר עם גורמי חוץ? , בד"כ פרוייקטים לא יכולים להצליח ללא עזרה מבחוץ.
10 . מורכבות . מה רמת המורכבות של הפרוייקט ?
נושאים עיקריים לביקורת פרוייקט
1. תכנון .
מה נעשה ? האם נעשה ?
2. סיכונים .
האם נערכה מפת סיכונים לאורך חיי הפרוייקט ?
3. מעקב ובקרה .
תוך כדי התקדמות בעבודת הפרוייקט יש לבחון את איכות המוצר וניצול התקציב .
4. הדרכה .
האם הצוות שנרתם לביצוע הפרוייקט מעודכן לכל פרטיו ?
5. הנעה .
האם הצוות מחויב למנהל הפרוייקט ?
6. אחריות .
האם מנהל הפרוייקט אחראי לעמידה ביעדי התקציב לוחות הזמנים התכולה ואיכות הפרוייקט .
על עצמי :
רן דיאמנט
מבקר פנים תואר שני בביקורת פנימית מבר אילן.
.PMI
מנהל פרוייקטים שתוכננו בישראל וייצורם במזרח הרחוק.
מספק שירותי ניהול פרוייקטים .
מספק שירותי ביקורת פנימית בארגונים ציבוריים .
לרישום במאגר המבקרים הממוחשב, לחצו כאן